У запізнень та прогулів часто бувають поважні причини. Наприклад, людина може захворіти, потрапити до лікарні, у ДТП або у неї може захворіти дитина. Якщо працівник може це підтвердити, карати його нема за що, оскільки немає вини людини.
У тексті записки в офіційно-діловому стилі потрібно розповісти про подію, пояснити свою роль та причини вчинку. У деяких ситуаціях знадобиться вказати й інших осіб, задіяних у провині, та наслідки порушення.
Опишіть причини, з яких ви скоїли порушення трудової дисципліни і чому ви вважаєте себе невинним. Це необов'язкова частина, але практично працівники просять не застосовувати до них дисциплінарне стягнення. Зафіксуйте назву звернення – "пояснення". Також вкажіть дату та місце складання документа.
У преамбулі назвати себе та констатувати факт запізнення, вказавши дату, час та тривалість затримки. 3. В основному правдиво і максимально повно пояснити причини відсутності. 3 Наприклад, можна вказати на сімейні обставини, проблеми з громадським транспортом чи стан здоров'я.
Причин відсутності може бути багато: прогул, запізнення та інші. За прогул до співробітника можна застосувати дисциплінарне стягнення.
У пояснювальній про відсутність на роботі потрібно вказати:
- Хто її складає (ПІБ та посада працівника-порушника) та кому адресує (керівник компанії або співробітник, на чиє ім'я такі документи направляють згідно з ЛНА).
- Час відсутності – з точністю до хвилини.
Що включити до тексту:
- Адресат та адресант – кому і від кого (в шапці листа)
- ПІБ та посада адресата (керівника)
- Повна назва компанії-роботодавця
- ПІБ та посада співробітника
- Заголовок «Пояснювальна записка»
- Пояснення ситуації, причини порушення та їх виправдання, роль співробітника у порушенні
опис факту відсутності робочому місці; дата та точний час порушення; опис причин та обставин відсутності співробітника; перелік документів, що підтверджують поважну причину відсутності роботі (якщо такі є).